Wednesday, May 21, 2008

[GradAppの4] Applying stratagies

很抱歉,回個台灣,拖稿拖了這麼久...

記得,申請過程中表現得越積極,校方會對你印象越深刻,也越有興趣,因為這代表你有強烈意願要唸書、做研究,也更有可能熬過那辛苦的訓練到畢業。而且,每個program收到的申請都非常多,可能一不小心就忽略或忘了你,所以要讓他們忘不了你。因此,在此提出幾點表現積極的小技巧。

Contacting Faculty Members
鎖定申請目標學校後,就開始聯絡工作啦!我上一篇提到,選學校時我喜歡用教授來選學校,畢竟未來的老闆對於自己進去後的研究有很大的影響。所以,各校選定2〜3位研究讓你感興趣的老師,把他們個人網頁或實驗室網頁詳讀,把他們最近的幾萹paper也挖出來讀一讀,列出一些想問的問題,就寄email過去問了。若對網頁上的研究方向有疑問就問;對paper中discussion有問題就問;好奇那一部份的data怎麼來的也問;覺得問題不夠了,加入一句「Are you taking rotation students next fall?」。總之,把「I am interested in your research/program」傳達出去。

Email 標題列要小心。老師都很忙,所以讀email會用標題來決定要讀還是丟掉。標題列最好是清楚寫出內容大意,如「*** graduate program applicant interested in your studies」之類的(當然這不是唯一的公式)。要避開打混的標題,如「Hi!」、「Hello!」......等這些看起來很像垃圾信的標題。

寄出去後,等幾天,若3~5天後沒回應,別怕。老師都很忙的,可能是真的沒看到,可能是讀完忘了回。再重寄,說「I am sorry but my previous mail must have been lost in delivery, here is what I wrote: ......」之類的。再沒回應,若是你真的很想去的學校,就把信印出來郵寄出去(記得標明自己的email讓老師回)。若這樣還沒有回應那也許這個老師真的不友善吧,move on!

這一步聯絡動作申請投件前後都可以做,不過最好是在入學審查會議前。查一下program網站,審查通常從投件截止日期(deadline)後一週到一個月後開始。甚至可以用老師的回應來決定你喜不喜歡那個program。當然,若對某個program有所猶豫,直接寫email問chair(主任)也是OK的!

Sending Your Packet In Early
越早投越好!據說90%的申請者都在deadline前幾天投件。可以的話,早點開始。網路填資料、交申請費、這些都請在deadline一個月前做好。而書面文件包、GRE/TOEFL也在那之後緊接著送出。只是,為了防止你的文件寄到時,學校秘書室還不知道你是誰而不知道該把你的包裹往哪裡擺,網路填表一定要第一步完成(通常包含基本資料、SOP、推薦老師email登錄,然後填入信用卡號繳費完成之後才算完成),接著才申請ETS幫你送成績和寄出文件包。有時網路填表後還會要求你印出一份東西簽名跟其他文件(在校成績單之類的)一同寄出。也就是說,請:
  • 至少Deadline兩個月前先進申請系統調查好推薦函送件方式,然後拜託老師寫推薦函。這樣老師有一個月以上可以寫推薦函,然後有一個月的時間可以寄件或讓學校網路系統的毛病有一個月時間可以解決。
  • Deadline一個月前把網路報名完成,並投出書面文件。從台灣寄國際快捷要5天~兩週;UPS/FedEx之類的約2天。總之留一個月就算寄不見重寄都是時間綽綽有餘。相信我,學校秘書不小心把文件弄不見是常有的事。
好,最好的情況,你在deadline前一個月就把整個申請過程完成了,你的資料已經在他們櫃子的最前面了。恭喜你,聯秘書都會對你有特別印象。

The Application Coordinator
每個學校會有個招生負責人,有時是一位教授,大部分情況是一位秘書。總之,跟這些人打好關係,他們絕對不會忘記你。申請前對學校有疑慮,有時可以寄email或打電話跟他們要更多資料(program簡介之類的宣傳資料);申請過程中、填表、送件有疑問就打電話,只要你有禮貌的問就會得到和善的對待;投件後,更是要常常打電話去確認是否所有該送的東西都收到了。「Hi, I am an applicant of the *** program, and I would like to check if my application is complete, or is anything missing.」當然,不要常常打到令人厭煩的地步,但你應該知道你送出的都西大約什麼時候會到,那時請打電話確認。不要一直登入application system去看application status,90%的學校都不會更新那網站的,你交完錢後下次更新就是你被reject的一個月後了。UPS/FedEx那種公司網站上的shipping tracking更是不可靠,是阿,寄到了,被學校哪個職員吃掉了都不知道XD Deadline在十二月的,若聖誕/新年假期過後沒有面試消息,打電話去問問你的application status怎麼了。你的application packet在這幾個不同的步驟都有可能被弄不見,或其存在被忘記,所以請打電話:「我還活著!看看我吧!」有時還可以打電話去告知「願意自費飛過去面試」的消息,聽說若是條件中上的學生這招有用喔。

另,除了要簡介這種相對不重要的事以外,除非電話一直沒人接,盡量不要寫email。Email常常都直接進垃圾桶的;等待回信的過程更是一種折磨。打電話,當下把事情談清楚。通常,秘書最有可能找到人的時間似乎是當地時間(學校當地時間就自己查嚕)約 8am 或 2~5pm。不要心疼國際電話費(考GRE/TOEFL跟申請費都比這貴了),申請上有薪水的研究所的話,一切都值得了。

以上,是我的申請大絕,希望有用。

部份大絕參考:
Graduate Admissions Essays:
Write Your Way Into the Graduate School of Your Choice
by Donald Asher

感謝UCLA Dr. Ren Sun老師當初提醒我多聯絡教授、衝最早送件第一名

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